Les règles essentielles de mise en forme d'une lettre
La mise en forme d'une lettre n'est pas qu'une question d'esthétique; c'est une marque de respect et d'efficacité. Une lettre bien structurée guide le lecteur et transmet un message clair, qu'il s'agisse d'une demande d'emploi, d'une réclamation ou d'une communication officielle. Les conventions varient légèrement entre le format papier et le format électronique.
Ce guide liste les points clés à respecter pour garantir la conformité et le professionnalisme de votre courrier. En suivant ces règles, vous augmenterez les chances que votre message soit pris au sérieux et traité dans les meilleurs délais. L'attention portée aux détails fait toute la différence.
Structure hiérarchique obligatoire
La lettre doit suivre un ordre immuable. Commencez par vos coordonnées en haut à gauche ou à droite, puis la date. Viennent ensuite les coordonnées du destinataire, alignées à gauche. Après un espace, placez l'objet sur une ligne distincte, souvent précédé du mot "Objet:" ou souligné.
- Expéditeur (coordonnées)
- Date (ville et date)
- Destinataire (coordonnées)
- Formule d'appel (Madame, Monsieur,)
- Objet de la lettre
- Corps du texte (paragraphes)
- Formule de politesse
- Signature (nom, prénom, fonction)
Normes typographiques et de présentation
Utilisez une police classique, lisible, en taille 11 ou 12 points. Les marges standard sont de 2,5 cm. L'alignement justifié donne un aspect soigné, mais l'alignement à gauche est également accepté et peut être plus lisible à l'écran. L'interligne recommandé est de 1,15 ou 1,5.
- Police: Times New Roman, Arial, Calibri
- Taille: 11 ou 12 points
- Marges: 2,5 cm (haut, bas, gauche, droite)
- Alignement: justifié ou à gauche
- Interligne: 1,15 ou 1,5
Formules de politesse adaptées
La formule de politesse doit correspondre au destinataire et au ton de la lettre. Pour une personne inconnue, optez pour une formule neutre et respectueuse. Si vous écrivez à une personne dont vous connaissez le titre, mentionnez-le. Évitez les formules trop familières ou trop ampoulées.
- Neutre: "Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées."
- Formelle (avec titre): "Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération distinguée."
- Moins formelle (après contact): "Cordialement," ou "Sincères salutations,"
Vérifications et supports d'envoi
Relisez scrupuleusement pour éliminer les fautes d'orthographe et les coquilles. Vérifiez la cohérence des dates, des noms et des montants si applicable. Pour l'envoi postal, utilisez une enveloppe à fenêtre ou écrivez l'adresse lisiblement. Pour un email, envoyez la lettre en pièce jointe PDF et rédigez un message court dans le corps de l'email.
- Relecture orthographique et grammaticale
- Vérification des noms, dates et chiffres
- Envoi postal: enveloppe adaptée, affranchissement correct
- Envoi électronique: PDF en pièce jointe, message d'accompagnement
Questions fréquentes
Faut-il numéroter les pages d'une lettre?
Pour une lettre d'une page, non. Si votre lettre dépasse une page, numérotez-les (ex: page 2/3) en bas de page, généralement au centre. Assurez-vous que l'en-tête (vos coordonnées et/ou celles du destinataire) figure sur chaque page.
Peut-on écrire une lettre à la main?
Pour les communications très formelles ou administratives, la dactylographie est recommandée pour sa lisibilité. Une lettre manuscrite peut être appropriée pour des remerciements personnels ou certaines correspondances traditionnelles, mais elle doit être extrêmement soignée.
Que mettre dans l'objet d'une lettre?
L'objet doit résumer en quelques mots le but précis de votre courrier. Soyez concis et factuel: "Candidature au poste de chef de projet", "Demande de remboursement n°XYZ", "Réclamation suite à livraison défectueuse".
Jouez de façon responsable. Le jeu peut créer une dépendance. Fixez une limite et arrêtez s'il cesse d'être un loisir. 18+.